Steuerberater will digitale Belege. Was muss ich jetzt tun?

Was „digital“ eigentlich heißt

Kein Pendelordner mehr, kein Karton, der einmal im Quartal durch Hamburg gefahren wird. Dein Steuerbüro will die Belege als Dateien in seinem Programm haben. Dann kann es direkt damit arbeiten, statt erst zu sortieren und abzutippen.

Bei den meisten Kanzleien heißt das Programm DATEV Unternehmen online. Manche arbeiten mit Lexware Office, sevDesk oder einfach mit einem gemeinsamen Ordner. Das musst du nicht raten, das sagt dir dein Steuerbüro.

Diese fünf Fragen stellst du deinem Steuerbüro

• In welches Programm sollen die Belege? Und wer richtet mir den Zugang ein?
• Bis wann jeden Monat? Dann weißt du, wann dein fester Termin ist.
• Wie sollen sie sortiert sein? Zum Beispiel Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse.
• Was ist mit Rechnungen, die schon als Datei kommen? Die müssen nicht erst ausgedruckt werden.
• Darf ich die Papier-Originale nach dem Scannen wegwerfen? Dazu gleich mehr.

Schreib dir die Antworten auf. Das ist ehrlich gesagt schon die halbe Miete.

Drei Wege, wie deine Belege digital werden

1. Mit dem Handy

Für DATEV gibt es die kostenlose App DATEV Upload mobil. Du fotografierst den Beleg und schickst ihn direkt an DATEV Unternehmen online. Dafür brauchst du die Anmelde-App DATEV SmartLogin und einen Vertrag für Unternehmen online, beides läuft über dein Steuerbüro.

Passt, wenn es nur ein paar Belege im Monat sind und du sie wirklich gleich abfotografierst.

2. Selbst scannen

Ein Dokumentenscanner oder das Multifunktionsgerät im Büro, ein Ordner pro Monat, dann hochladen. Bei DATEV geht das auch im Browser, die Dateien ziehst du einfach rein und ordnest sie zum Beispiel „Rechnungseingang“ oder „Kasse“ zu.

Passt, wenn sich Stapel sammeln und du dir einmal im Monat eine Stunde dafür blockst.

3. Abgeben

Jemand anderes scannt, sortiert, benennt und lädt hoch. Das ist das, was wir machen. Mehr dazu unten.

Passt, wenn der Karton schon voll ist oder du deine Zeit lieber in deine eigentliche Arbeit steckst.

Und was ist mit den Papier-Originalen?

Hier passieren die meisten Fehler. Scannen heißt nicht automatisch, dass du das Papier wegwerfen darfst.

Die Regeln dafür stehen in den GoBD, das sind die Vorgaben der Finanzverwaltung für digitale Buchführung. Papierbelege nach dem Scannen zu vernichten heißt dort „ersetzendes Scannen“. Das geht, aber nur, wenn euer Ablauf schriftlich beschrieben ist: wer scannt, womit, wann und wie geprüft wird, ob alles lesbar ist. Das nennt sich Verfahrensdokumentation.

Viele Steuerbüros arbeiten dafür mit einer Vorlage, zum Beispiel der Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und DStV. Frag also nicht nur „Darf ich wegwerfen?“, sondern „Haben wir eine Verfahrensdokumentation?“. Bis die Antwort Ja ist: Originale aufheben.

Und andersrum gilt auch: Rechnungen, die als Datei bei dir ankommen, bewahrst du als Datei auf. Ausdrucken und das PDF löschen reicht nicht.

Quelle: GoBD, Überblick der IHK München

Wie lange musst du Belege aufbewahren?

Buchungsbelege, also Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und Kontoauszüge, bewahrst du acht Jahre auf. Bis Ende 2024 waren es zehn. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs.

Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Quittung vom März 2026 hebst du also bis Ende 2034 auf. Ausnahme: Läuft für das Jahr noch ein Steuerverfahren, verlängert sich das. Im Zweifel fragst du dein Steuerbüro.

Quelle: § 147 Abgabenordnung, Absatz 3 und 4, in der Fassung seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (2025).